10 augustus 2020

Optimalisatie vastgoedmanagementproces onderwijs- en zorgsector

Gebouweigenaren in de onderwijs- en zorgsector bereiken meer door samenwerking met vastgoedprofessionals én vastgoed als een geheel te beschouwen.

Steeds meer gebouweigenaren kiezen ervoor om het gehele vastgoedmanagementproces, van operationeel propertymanagement tot strategisch portfoliomanagement, uit te besteden aan vastgoedprofessionals. Hiermee halen gebouweigenaren specialistische kennis in huis en zijn ze gegarandeerd van optimaal vastgoedmanagement binnen de gestelde financiële kaders. Dit heeft als voordeel dat zij zelf kunnen blijven focussen op hun primaire bedrijfsprocessen. Deze positieve trend speelt zich met name af in de woningmarkt. In de praktijk blijkt dat de onderwijs- en zorgsector veel mindere mate de regie uit handen geven.

Het  volledig uitbesteden van het onderhoud heeft echter veel voordelen. Zo kan bijvoorbeeld het dagelijks onderhoud beter afgestemd worden met de lange termijn doelstellingen van de organisatie en visa versa. Maar waarom willen of kunnen gebouweigenaren in de onderwijs- en zorgsector niet het volledige vastgoedmanagementproces uitbesteden aan vastgoedprofessionals? Onze afstudeerder, Bart Wanten, heeft gedurende vijf maanden antwoord proberen te vinden op deze vraag.

In  de onderwijs- en zorgsector wordt de financiering van het onderhoud indirect bekostigd door de overheid. Afhankelijk van het aantal leerlingen of cliënten ontvangen onderwijs- en zorginstellingen een vergoeding voor zowel het bekostigen van de primaire bedrijfsprocessen als voor materiële instandhouding. Het is dus uiterst belangrijk om deze, vaak beperkte, financiële middelen voor onderhoud en beheer zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten.

Het onderzoek toont aan dat gebouweigenaren in de onderwijs- en zorgsector voornamelijk het operationeel en tactisch vastgoedmanagement uitbesteden. Vastgoedmanagement op strategisch niveau wordt vaak binnen de organisatie gehouden, omdat men de regie deels in eigen handen wil houden of de huidige processen geen andere werkwijze mogelijk maken. Bij uitbesteden is wederzijds vertrouwen en transparantie tussen opdrachtgever en -nemer is daarom uiterst belangrijk.

Bart Wanten concludeert dat vooral kennis en flexibiliteit bijdragen om vertrouwen te creëren. Kennis over het verrichten van gebouwanalyses, het opstellen van meerjarenonderhoudsplanningen (MJOP), het selecteren van de meest geschikte leveranciers en het sturen op kritische prestatie indicatoren (KPI’s) . En flexibiliteit om bijvoorbeeld de wisselende onderhoudskosten op te kunnen vangen bij het implementeren van een MJOP. Tot slot, kan de vastgoedprofessional door zijn ervaring de eventuele risico’s beter inschatten en hier tijdig op anticiperen. Al met al bereiken de gebouweigenaar en vastgoedprofessional samen meer door het vastgoedmanagement als een geheel te beschouwen.